Messevorbereitung – wichtige Checkliste

Wie gelingt eigentlich eine professionelle Messevorbereitung?

Wenn es um die Ausrichtung internationaler Messen geht, rangiert Deutschland auf Platz 1. Bis zu 180 internationale und nationale Messen finden an den 25 größten Messeplätzen im deutschen Raum statt. Hier treffen mehr als 180.000 Aussteller auf rund 10 Millionen Besucher aus aller Welt. Ohne Frage, Deutschland bringt auf Messen Branchenexperten mit Kunden, Geschäftspartnern, Zulieferern und Investoren zusammen. Dass Messen im Marketingmix bis heute nichts an Bedeutung verloren haben, zeigt die Tatsache, dass rund 63 % der Messeteilnehmer Entscheider aus Unternehmen sind. 13 % der Besucher entfallen auf Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern, von denen viele gar Geschäftsführer großer Weltkonzerne sind. [1]

Damit eine Messe gelingt, ist eine umfassende Messevorbereitung wichtig. Wir zeigen, wie eine durchdachte Messevorbereitung gelingt und schauen, warum man als Unternehmen heute überhaupt noch an einer Messe teilnehmen sollte.

Warum an einer Messe teilnehmen?

Messen gehören in zahlreichen Unternehmen in einen gesunden Marketingmix und sind eines von vielen erfolgreichen Marketinginstrumenten. Eine Messeausstellung bringt ein breites Spektrum an Möglichkeiten mit sich. Ziele wie Kundengewinnung oder Leadgenerierung sind dabei nur zwei von zahlreichen Optionen, die man mit einer Messe verfolgen kann. Seit der Pandemie haben digitale Messen reale Messe sinnvoll ergänzt und die Bedeutung nochmals verstärkt. So sind Messen bis heute ein intensiv genutztes Marketingmittel, um direkt auf Kunden, Stakeholder und Lieferanten zu treffen. In Deutschland ist eine Messebeteiligung vor allem im B2B Bereich stark verankert.

Messevorbereitung: die Checkliste

Die Beteiligung an einer Messe benötigt im Vorfeld eine fundierte Vorbereitung, um erfolgreich zu sein. Die nachfolgende Messevorbereitung Checkliste greift alle wichtigen Punkte auf, an die es dabei zu denken gilt.

Messevorbereitung: 12 bis 9 Monate vor Messesaison

• Setzen von Messezielen

Zu Messezielen können unter anderem gehören: Neukundengewinnung, Stammkundenpflege, Gewinnung neuer Partner, Bekanntheitsgrad steigern, Imageverbesserung, in neue Märkte eindringen, neue Produkte vorstellen, Wettbewerbsbeobachtung oder Kundenanalysen.

• Statusprüfung neuer Produkte oder Dienstleistungen
• Wirtschaftssituation prüfen
• Kostenplanung aufstellen
• Projektleitung ernennen
  
  

Messevorbereitung: 9 bis 6 Monate vor Messesaison

• Messen auswählen

Die richtige Messe auszuwählen bei der Messevorbereitung kann mitunter schwerfallen, denn jedes Jahr finden zahlreiche Veranstaltungen statt. Um eine fundierte Auswahl treffen zu können, sind folgende Fragen hilfreich:

• Welche Zielgruppe soll angesprochen werden und welche Messe passt dazu?
• An welche Messen nehmen Mitbewerber teil?
• Ist die Messe national und international bekannt?
• Wie viele Messebesucher werden erwartet?
  
• Messeunterlagen anfordern
• Umfang des Messeauftritts ausarbeiten
• Bei der Messe anmelden

Achtung : Fristen bei der Messevorbereitung beachten!

Messevorbereitungen: 6 bis 3 Monate vor Messesaison

• Planung des Messestands

Der Messestand ist auf einer Messe die Visitenkarte des Unternehmens. Hier zählt der erste Eindruck. Daher sollte man beim Design innerhalb der Messevorbereitung große Sorgfalt walten lassen und sich Zeit für die Konzeption eines Messestands nehmen. Idealerweise holt man sich dazu professionelle Unterstützung.

• Messebaufirma suchen und beauftragen
• Außenwerbung gestalten (lassen)
• Werbegeschenke planen

Ganz gleich, ob Broschüren, Aufkleber oder Kugelschreiber, Werbegeschenke gehören untrennbar zur Ausstattung eines Messestands und sorgen dafür, dass man bei Interessenten nachhaltig in Erinnerung bleibt. Bei einer fundierten Messevorbereitung sollten sie in jedem Fall berücksichtigt werden. Wir von TROIKA sind der ideale Partner, wenn es um besondere Werbegeschenke auf Messen geht. Unsere Produkte sind nicht nur praktisch, sondern überzeugen mit einem innovativen und erfrischenden Design. Dazu arbeiten wir mit international bekannten Designern und Designbüros sowie Newcomern zusammen und setzen auf Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit. Ein Beispiel für ein Werbegeschenk ist der Multitasking-Kugelschreiber „CONSTRUCTION“, der neben der Schreibfunktion als Lineal, Schlitz-/ Kreuzschraubendreher, Stylus und Wasserwaage zum Einsatz kommen kann. Diese können wir mit Logo und Werbebotschaft gravieren oder bedrucken. Ebenso eine hervorragende Idee sind unsere Schlüsselanhänger mit einem smarten „Klick-Verschluss“. Für besondere Messebesucher im Umfeld NACHHALTIGKEIT empfehlen für die Messevorbereitung unter anderem das Produkt „FRESH WIND“. Ein kleiner magnetischer Büroklammernhalter als Windanlage designt.

• Briefing an die Messebaufirma
• Eintrag auf Messeportalen
• Externe Mitarbeiter und Hostessen engagieren
• Dresscode und Uniformen festlegen

Eine durchdachte Messevorbereitung berücksichtigt in der Checkliste auch die Kleidung der Mitarbeiter. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein einheitlicher Look im Corporate Design sorgen für einen professionellen Auftritt.

3 bis 1 Monate vor Messesaison

• Druckprodukte in Auftrag geben
• Energiequellen (Wasser/Strom) bestellen
• Grafiken gestalten
• Mailings an Kunden und Einladungen verschicken

Neben der direkten Einladung von Kunden, Partnern und Lieferanten in der Messevorbereitung lohnt es sich, den Messeauftritt in den sozialen Medien und auf einer Landingpage anzukündigen, um möglichst viele potenzielle Besucher zu erreichen. Diese sollten sich ausgiebig informieren und im Idealfall direkt einen Termin für eine Beratung vor Ort buchen können. Eine weitere Möglichkeit bei der Messevorbereitung besteht in der Veröffentlichung einer Online-Pressemitteilung.

• Standmannschaft briefen

Bei der Messevorbereitung gilt es ferner zu berücksichtigen, dass der Stand durchgängig von Standpersonal betreut wird. Hier lohnt es sich, vorher beim Veranstalter Informationen über die erwartete Besucheranzahl anzufragen. Um die Standmannschaft gut vorzubereiten, bieten sich Workshops an.

• Pressearbeit leisten
• Logistik organisieren

Nicht nur an Messe und Vorbereitung denken: die Nachbereitung

Neben der Messevorbereitung gehört auch die Nachbereitung zu jeder Messebeteiligung dazu. In dieser geht es nun darum, die gewonnenen Leads zu erfassen und zeitnah zu kontaktieren. Dazu eignen sich beispielsweise personalisierte Mailings oder direkte Anrufe. Ferner gilt es zu schauen, ob die Messeziele erreicht wurden, die man sich in der Messevorbereitung gesetzt hat. Aus der Analyse lassen sich Optimierungspotenziale für den nächsten Messebesuch und die nächste Messevorbereitung ziehen.