Inhouse Newsletter richtig gestalten – so klappt es!

Der Großteil aller Marketingbemühungen wird in die externe Kommunikation mit Kunden gesteckt. Dabei ist die interne Unternehmenskommunikation mindestens genauso wichtig und heute gar unverzichtbar. Eine Möglichkeit, um die interne Kommunikation zu steuern, ist der Firmen Newsletter. Dieser dient einerseits dazu, dass es wichtige Informationen in die richtigen Abteilungen schaffen und anderseits die Mitarbeiterbeziehung zu stärken. Wichtig dabei ist, dass ein Firmen Newsletter immer einen Mehrwert liefert.

Wie wird ein solcher Newsletter richtig gestaltet, welche Inhalte finden darin Platz und wann ist ein guter Zeitpunkt für den Versand? Wir nehmen den Firmen Newsletter nachfolgend genauer unter die Lupe.

Was ist ein Firmen Newsletter?

Ein Firmen Newsletter ist ein internes Marketing-Mailing, mit dem Ziel das Personal eines Unternehmens in regelmäßigen Abständen über bestimmte, unternehmens- oder kundenbezogene Angelegenheiten zu informieren. Der Firmen Newsletter richtet sich damit ausschließlich an Mitarbeiter und weist zumeist einen informativen Charakter auf. Adressaten sind entweder ausgewählte Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen von der Führungskraft bis hin zum Praktikanten. Zuständig für die Erstellung und den Versand eines Firmen Newsletters, der sich an die gesamte Organisation richtet, ist in der Regel die Marketingabteilung. Geht es um abteilungsrelevante Informationen kann die Erstellungen von einer Person, die mit dieser Arbeit vertraut ist, sinnvoller sein.

Der erfolgreiche Newsletter für die interne Kommunikation bringt einige relevante Vorteile mit:

• schnelle und kostengünstige Kommunikation und Information
• kurze Reaktionszeiten
• umfassende Erreichbarkeit aller Mitarbeiter, auch länderübergreifend
• Stärkung der Mitarbeiterbeziehung und Mitarbeiterbindung
• Transparenz über Unternehmenstätigkeiten- und Strukturen
• Identifikation mit dem Unternehmen fördern
• neue Mitarbeiter onboarden
• Zufriedenheit erhöhen

Interne Kommunikation mit einem erfolgreichen Newsletter – Beispiel für Anlässe und Formate

Ein erfolgreicher Newsletter für die interne Kommunikation kann zu unterschiedlichen Anlässen, zum Beispiel bei für die Ausschreibung neuer Stellenangebote versendet werden. Welche Möglichkeiten gibt es bei einem Firmen Newsletter noch?

• Veränderungen im Unternehmen wie neue Standorte oder Ländererschließungen
• Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungsangebote
• Vorstellung (neuer) Mitarbeiter oder Neukunden
• Einladung zu internen und externen Veranstaltungen
• Pressemitteilungen
• Jubiläen
• Befragungen
• Angebote wie spezielle Mitarbeiterrabatte oder Teambekleidung
• Vorankündigung von Wartungsarbeiten oder Störungen
• Kantinenplan

Neben dem Anlass ist bei einem Newsletter, der richtig gestalten wird, das Format, der aufbereitete Inhalt und das Design entscheidend. Schließlich soll der Firmen Newsletter die interne Zielgruppe erreichen und ansprechen. Ein Newsletter, der sich an alle Mitarbeiter richtet und themenübergreifend gestaltet ist, sollte sich dennoch konsistent zeigen. In dem Fall kann der Firmen Newsletter neben wichtigen Informationen, gleichzeitig über ein abgeschlossenes Projekt berichten und Termine ankündigen. Ein Firmen Newsletter, der Rabatte kommuniziert, kann wiederum den Kantinenplan enthalten und dazu einladen, an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Besonders wichtige Informationen sollten in einem alleinigen Firmen Newsletter versendet werden.

Einen Newsletter richtig gestalten, bedeutet für Abwechslung zu sorgen. Ideal ist ein Mix aus unterschiedlichem Content wie Texten, Bildern und Videos. Auch Checklisten oder Studien lassen sich gut einbetten. Grundlage eines professionellen Firmen Newsletters ist ein Redaktionsplan.

Wann einen Firmen Newsletter versenden?

Der beste Zeitpunkt für den Versand eines Firmen Newsletters ist der Wochenanfang (montags oder dienstags) am Vormittag. So liegen alle wichtigen Informationen zum Start in die neue Arbeitswoche vor und Mitarbeiter können bei Bedarf besser planen und wichtige Informationen in ihre Notizbücher eintragen.

Wie oft einen Firmen Newsletter versenden?

Je nachdem ist mindestens ein wöchentliches Mailing anzustreben. Bei wichtigen Themen kann auch ein zusätzlicher Firmen Newsletter in der Woche eingeplant werden.

Wie gelingt es, einen Newsletter richtig zu gestalten?

Im Hinblick auf das Design eines Firmen Newsletters ist dieser in der Regel weniger formell als ein Kundennewsletter aufgebaut. Die Tonalität sollte sich den Mitarbeitern angepasst präsentieren und darf durchaus etwas lockerer ausfallen. Ein guter Anhaltspunkt für die Aufbereitung eines erfolgreichen Newsletters ist es, wenn dieser so gestaltet ist, dass Mitarbeiter Ihnen als sinnvolle und gern genutzte Auszeit anerkennen.

Bei einem erfolgreichen Newsletter wird der Text zum Beispiel mit Bildern ergänzt. Wichtig ist es, die Inhalte kurz, knapp und dennoch spannend zu gestalten. Weniger ist mehr und Qualität geht vor Quantität. Je Monat kann man in einem Firmen Newsletter ein Thema behandeln. Damit läuft man nicht Gefahr, diesen zu überladen.

Es bietet sich zudem an, einen Firmen Newsletter in Themenbereiche oder Abteilungen zu gliedern. Wie auch bei der richtigen Gestaltung eines externen Newsletters sollten maximal zwei Schriftarten verwendet werden. Der Newsletter zeigt sich vom Look im Corporate Design, also mit Logo, Slogan und Unternehmensfarben. Das schafft eine hohe Identifikation.

Unternehmen haben mit einem Firmen Newsletter die Chance auf eine einfache und unkomplizierte Art und Weise die Mitarbeiterbeziehung zu stärken und die Mitarbeiterbindung zu fördern, egal ob im Home-Office oder nicht. Darüber hinaus stellt ein Newsletter sicher, dass wichtige Informationen wirklich ankommen.

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