Ein neuer Mitarbeiter kommt in Ihr Unternehmen? Mit einem gut strukturierten Einarbeitungsprozess sorgen Sie nicht nur dafür, dass sich dieser leichter an seinem Arbeitsplatz einfindet und deutlich schneller seine Aufgaben übernimmt, sondern stellen von Beginn an eine hohe Zufriedenheit, Motivation und Engagement sicher. Mit anderen Worten: Die fundierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter legt das Fundament für eine langfristige Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehung.

Nutzen Sie die Vorteile und Chancen eines gut durchdachten Onboarding-Prozesses. In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, wie das Onboarding neuer Mitarbeiter gelingt und wie Sie einen erfolgreichen Onboarding-Prozess gestalten.

Was ist ein Onboarding-Prozess oder Einarbeitungsplan?

Der Onboarding-Prozess ist ein Schritt-für-Schritt-Plan, um einen neuen Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren und in seinen Arbeitsbereich einzuarbeiten. Ein Onboarding-Prozess verfolgt das Ziel, möglichst schnell dafür zu sorgen, dass der neue Arbeitnehmer seine Aufgaben eigenständig durchführen und die Verantwortung für seine Tätigkeiten übernehmen kann, in das soziale Personalgefüge eingegliedert wird und die Unternehmenskultur kennenlernt. Gleichzeitig legt der Onboarding-Prozess frühzeitig das Fundament für eine langfristige Bindung an das Unternehmen.

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess ist der Abschluss einer Personalrekrutierung und Teil des Personalmanagements. Dieser Prozess hat somit folgende Aufgaben:

• Verhaltensregeln am Arbeitsplatz und im Unternehmen festlegen
• wichtige Richtlinien, wie z. B. zur Arbeitssicherheit, erklären
• arbeitsrelevante Kenntnisse und Fertigkeiten vermitteln
• Rollen und Funktionen innerhalb der Organisation zuweisen
• Einstieg erleichtern und bewältigbar machen
• Kommunikation zwischen Mitarbeitern fördern

Warum ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter so wichtig?

Es kommt häufiger vor, als die meisten denken: Neue Mitarbeiter verlassen ein Unternehmen oft noch innerhalb der Probezeit oder im ersten Jahr. Das Abwandern von Fachkräften lässt sich in vielen Fällen auf einen unzureichenden Onboarding-Prozess zurückführen.

Talente werden in den ersten Arbeitstagen und Wochen allein gelassen, haben keinen festen Ansprechpartner, es fehlt an sinnvollen Aufgaben und an Hintergrundinformationen oder es gibt keinerlei Orientierung, wie etwa einen Einarbeitungsplan. Somit verlieren Unternehmen gewonnene Ressourcen, die sich aufgrund des Fachkräftemangels und des „War for Talents“ nicht ohne Weiteres wieder auffüllen lassen. Zudem haben Sie sicherlich eine Menge Zeit, Energie und Kosten in das Personalrecruiting investiert. Lassen Sie Ihre Bemühungen nicht an einem fehlenden Onboarding-Prozess scheitern.

Denn: Fühlen sich neue Fachkräfte von Beginn an wohl, finden sie einen Sinn in ihrer Arbeit und sind sie in die Strukturen integriert, haben sie keinen Grund mehr, das Unternehmen zu verlassen.

Ein strukturierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass Mitarbeiter

• von Beginn an motiviert sind,
• sich willkommen und wohl fühlen,
• leichter Kontakte knüpfen und Beziehungen aufbauen können,
• sich schneller in ihre Arbeitsbereiche einfinden,
• produktiver und effizienter arbeiten können,
• durch Wertschätzung Vertrauen aufbauen und sich dem Unternehmen verbunden fühlen,
• zufriedener sind und gerne bleiben,
• und weniger Fehler begehen und das Risiko sinkt überhaupt erst Fehler zu begehen.

Onboarding-Prozess: Preboarding

Noch bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hat, beginnt der Onboarding-Prozess mit der Vorbereitung. Sie schaffen damit den Rahmen für eine zielführende Einarbeitung und zeigen von Beginn an Wertschätzung, Interesse und Aufmerksamkeit. Nutzen Sie gerne die nachfolgende Onboarding-Checkliste, um sich für die Entwicklung Ihres Onboarding-Prozesses inspirieren zu lassen.

Das sollten Sie beim Preboarding beachten:

• Tragen Sie alle Dokumente zusammen, die vom Mitarbeiter unterschrieben werden müssen.
• Bereiten Sie relevante Unterlagen wie Telefonlisten, Kontaktinformationen oder Rahmenbedingungen vor.
• Geben Sie direkt alle nötigen Zugänge und Zugriffe.
• Richten Sie den Arbeitsplatz mit allen Geräten und Arbeitsmaterialien ein. Bei TROIKA finden Sie eine große Auswahl an smarten Produkten für den Schreibtisch, die mit Funktionalität und Design überzeugen.
• Eine sogenannte „Welcome Box“ sorgt ebenfalls für einen positiven ersten Eindruck. In dieser können Sie Ihrem neuen Mitarbeiter beispielsweise ein Set aus Werbegeschenken wie einem Stift oder einer Tasse und einem personalisiertem Geschenk wie einer Brotdose mit Namensgravur bereitstellen.

Onboarding-Prozess: Orientierung

Ist der erste Tag des neuen Mitarbeiters gekommen, geht es mit dem nächsten Schritt des Onboarding-Prozesses weiter: mit der Orientierungsphase. In dieser geben Sie alle wichtigen und relevanten Informationen weiter, stellen dem Team Ihren neuen Kollegen vor, führen ihn durch das Gebäude und weisen ihn in seinen neuen Arbeitsplatz ein. Gestalten Sie den ersten Tag des Onboarding-Prozesses möglichst abwechslungsreich und nehmen Sie sich Zeit. Eine kleine Kaffeepause zwischendurch lockert die Situation schnell auf.

Onboarding-Prozess: Fachliche Einarbeitung

In den ersten Wochen des Onboarding-Prozesses geht es nun darum, dass sich der neue Mitarbeiter mit seinen Aufgaben vertraut macht, die Technik einzusetzen lernt und sich in den Workflow einfindet. Stellen Sie Ihrem frischen Arbeitnehmer einen Mentor an die Seite, der ihn einarbeitet, bei jeglichen Fragen oder Problemen erster Ansprechpartner ist und ihn dabei unterstützt, sich in das Team zu integrieren.

Ebenso wichtig ist es in dieser Phase, dass Sie ein Zielvereinbarungsgespräch führen. Ziele erleichtern es, sich in einer bestehenden Struktur zu positionieren. Ferner sollten Sie in den ersten Wochen regelmäßig zu Feedback-Gesprächen einladen. Die Rückmeldung stellt sicher, dass der Onboarding-Prozess wirklich effektiv abläuft.

Experten raten dazu, einen Onboarding-Prozess mindestens ein Jahr lang zu begleiten, denn die meisten Arbeitnehmer entscheiden erst nach sechs Monaten, ob der Job, der Arbeitsplatz und das Unternehmen zu ihnen passen.

Onboarding neuer Mitarbeiter – so unterstützen Sie den Prozess

Manchmal sind es Kleinigkeiten, die den Unterschied machen – so auch im Onboarding-Prozess. Schauen Sie sich gerne einmal im Online-Shop von TROIKA um und entdecken Sie eine große Auswahl möglicher Mitarbeitergeschenke. In Kombination mit einem fundierten Onboarding-Prozess hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck für eine langfristig positive Beziehung. Außerdem können Sie auf diese Weise neue Mitarbeiter motivieren und ihre Bindung an das Unternehmen stärken.